Geniosteo : exporter une période de caisse et vérifier le fichier obtenu

Pour envoyer les mouvements de caisse d’une période à votre comptable, préparez la sélection dans Suivi de caisse, puis choisissez Export Excel. L’export concerne les espèces. Avant de partager le fichier, vérifiez les filtres et ouvrez le classeur : une recherche oubliée peut laisser de côté des lignes que vous attendiez.

Choisir les mouvements à transmettre

Précisez la période et le besoin : contrôle des espèces, recherche d’une opération ou préparation des pièces pour le comptable. Choisissez aussi si vous avez besoin de tous les mouvements ou seulement de ceux marqués « Cabinet » ou du nom de certains praticiens. C’est ce que le logiciel appelle les attributions.

Le guide du suivi de caisse présente le contrôle courant des espèces. Cet export ne rassemble pas tous les règlements par carte, chèque et virement, ni toutes les pièces comptables. Convenez avec le destinataire des documents à joindre en complément.

Régler les filtres de la période

1. Ouvrez Suivi de caisse dans le cabinet concerné.
2. Renseignez Début et Fin. Pour une seule journée, choisissez la même date dans les deux champs.
3. Dans Origine, sélectionnez « Tous les mouvements », « Factures automatiques » ou « Mouvements manuels ». Ce filtre distingue la manière dont le mouvement a été créé.
4. Choisissez les attributions voulues. « Toutes les attributions » rétablit l’ensemble ; « Cabinet » sélectionne les mouvements ainsi attribués. Cocher seulement des praticiens ne sélectionne pas toute la caisse du cabinet.
5. Utilisez Appliquer les filtres, puis relisez les dates et les mouvements obtenus.

Retirer une recherche devenue inutile

Le champ Rechercher dans les titres agit sur les lignes exportées. Pour obtenir toutes les lignes correspondant aux filtres de la période, effacez une recherche restée active et validez Rechercher. Si vous voulez justement une sélection par titre, conservez-la et indiquez-la au destinataire.

L’ordre choisi dans le tableau est repris dans le fichier. Toutes les lignes de la sélection sont exportées, même si elles occupent plusieurs pages à l’écran. Le nombre de « mouvements trouvés » est donc plus utile que le nombre de lignes de la page visible.

Les indicateurs du haut de page suivent une autre règle : ils restent calculés sur la période, l’origine et les attributions. La recherche dans les titres ne réduit pas ces indicateurs. Le solde affiché peut ainsi inclure des mouvements absents de votre sélection exportée.

Ouvrir le fichier téléchargé

Le bouton Export Excel est proposé au propriétaire du cabinet. Si vous n’y avez pas accès, demandez à cette personne de préparer le fichier avec son propre compte.

Le téléchargement produit un classeur XLSX, un format de fichier de tableur. Son nom reprend les dates de début et de fin. Ouvrez le dernier fichier téléchargé avec un logiciel compatible, en le distinguant d’un ancien export de la même période.

Les colonnes sont Date, Sens, Nature, Praticien, Titre, Detail, Devise et Montant. Une sortie porte un montant négatif. Le nom du fichier rappelle les dates, mais pas les autres filtres : gardez la sélection prévue à portée de main pour la comparer au contenu.

Vérifier quelques lignes et le total

Retrouvez une entrée connue et une sortie connue si la période en comporte. Comparez leur date, leur référence, leur attribution et leur montant avec le tableau du logiciel. Vérifiez aussi un dépôt ou un mouvement manuel attendu. Le nombre de lignes de données doit correspondre au nombre de mouvements trouvés après la recherche choisie.

Exemple fictif : votre sélection contient deux entrées de 60 € et 40 €, et une sortie de 20 €, toutes en euros. Le total de ces trois lignes est 60 + 40 − 20 = 80 €. Ce total aide à contrôler le fichier ; il ne remplace pas le comptage des espèces présentes. Si plusieurs devises figurent dans le classeur, faites des totaux séparés.

Si un montant est lu comme du texte par votre tableur, vérifiez son format avant de calculer. Un total vide ou partiel peut venir de cette lecture. En cas d’écart, reprenez les filtres et les lignes du fichier ; ne modifiez pas un mouvement exact pour obtenir le total attendu.

Accompagner l’envoi des informations utiles

Indiquez les dates, l’origine, les attributions et la recherche éventuelle dans votre message. Joignez les justificatifs convenus par un canal adapté et vérifiez le destinataire : les titres de mouvements peuvent contenir des identités. Le bouton Export Excel télécharge le fichier ; il ne l’envoie pas au comptable.

Si votre besoin est de récupérer l’ensemble de vos données pour quitter un outil, consultez plutôt le dossier sur l’export et la réversibilité.